9. November 2026
Wer im Zuge eines Umzugs oder einer Archivbereinigung Akten loswerden will, denkt meist zuerst an den Container. Genau dort beginnt das Risiko. Eine geordnete Aktenvernichtung Stuttgart fängt nicht beim Schredder an, sondern bei der Frage, was überhaupt weg darf und wie Sie das später belegen.
Die häufigsten Fehler aus der Praxis
- Fristen nicht geprüft: Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind nach § 257 HGB und § 147 AO zehn Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Wer das übersieht, vernichtet ein Jahr zu früh.
- Laufende Verfahren vergessen: Unterlagen zu offenen Betriebsprüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder Gewährleistungsfällen bleiben unabhängig von der Regelfrist erhalten.
- Akten unbeaufsichtigt bereitgestellt: Kartons im Treppenhaus oder in der Tiefgarage sind für Reinigungskräfte, Handwerker und Nachmieter frei zugänglich.
- Bürogeschredder überschätzt: Viele Tischgeräte schneiden Streifen. Diese lassen sich mit Geduld wieder zusammensetzen und genügen für Personal- oder Kundendaten nicht.
- Kein Zwischenstopp-Konzept: Jede Lagerung zwischen Abholung und Vernichtung ist ein zusätzlicher Ort, an dem etwas verloren gehen kann.
- Nachweis fehlt: Nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO muss das Unternehmen nachweisen können, dass personenbezogene Daten ordnungsgemäß gelöscht wurden. Eine mündliche Zusage hilft im Streitfall nicht.
- Ordner, Hüllen und Disketten im Papierstrom: Wer Mischmaterial ungeprüft abgibt, hat am Ende Datenträger in einem Prozess, der nur für Papier ausgelegt ist.
Welche Sicherheitsstufe ist die richtige?
Die ISO/IEC 21964 (vormals DIN 66399) ordnet Daten drei Schutzklassen zu und kennt für Papier die Sicherheitsstufen P-1 bis P-7. Für personenbezogene Daten wird meist mindestens P-4 angesetzt, das entspricht Partikeln von höchstens 160 mm². Für besonders schutzbedürftige Unterlagen wie Gesundheits- oder Personaldaten empfiehlt sich P-5 oder höher. Eine verständliche Übersicht über die Stufen finden Sie unter DIN 66399 einfach erklärt.
Ein Wort zu Mischbeständen: Mikrofiches und Filme gehören nach ISO/IEC 21964 in die Materialklasse F, Disketten und Bänder in die Klasse T. Sammeln Sie solche Funde beim Sichten in einer gesonderten Kiste, damit sie nicht unbemerkt im Papier mitlaufen.
Vor dem Termin: kurze Checkliste
- Aktenbestand grob nach Jahrgängen und Art sichten und mit den Aufbewahrungsfristen abgleichen.
- Datenschutzbeauftragte und Buchhaltung einbinden und die Freigabe schriftlich festhalten.
- Einen abschließbaren Raum für die Bereitstellung festlegen.
- Klären, wer das Protokoll entgegennimmt und wo es abgelegt wird.
Wir holen Akten in verschlossenen Behältern ab und vernichten sie ohne Zwischenlager nach der höchsten Sicherheitsstufe der ISO/IEC 21964. Sie erhalten ein Vernichtungszertifikat für Ihre Unterlagen, die Besichtigung ist kostenlos.
Einen Überblick über alle Leistungen, den Ablauf und die kostenlose Besichtigung finden Sie auf unserer Seite zur Büroauflösung Stuttgart.