Praxisauflösung: Wohin mit Patientenakten, Röntgenbildern und IT?

9. November 2026

Die letzte Sprechstunde ist vorbei, der Mietvertrag läuft aus. Für Ärztinnen, Zahnärzte und Therapeuten beginnt damit eine Phase, in der das Berufsrecht noch lange nachwirkt. Bei einer Praxisauflösung stehen deshalb nicht die Möbel im Mittelpunkt, sondern die Frage, wer künftig für die Patientendaten verantwortlich ist.

Aufbewahren ist Pflicht, auch nach der Schließung

Nach § 630f Abs. 3 BGB sind Patientenakten zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung aufzubewahren, die ärztliche Berufsordnung sieht dieselbe Frist vor. Für Röntgenaufnahmen und andere Aufzeichnungen nach dem Strahlenschutzrecht gelten eigene Fristen, bei Minderjährigen reichen sie deutlich länger. Die Pflicht endet nicht mit der Praxisaufgabe. Wer die Akten nicht selbst verwahren kann, hat im Wesentlichen drei Möglichkeiten:

• Übergabe an die Nachfolge: Die Akten werden getrennt vom eigenen Bestand verschlossen verwahrt und erst eingesehen, wenn die Patientin oder der Patient zustimmt.
• Eigene Verwahrung: in einem trockenen, abschließbaren Raum, zu dem nur berechtigte Personen Zugang haben.
• Externes Archiv: mit einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO und einer Verpflichtung auf die Schweigepflicht nach § 203 StGB.

Klären Sie früh mit der zuständigen Kammer und der Kassenärztlichen Vereinigung, welche Meldungen bei der Praxisaufgabe nötig sind.

Typische Fehler beim Ausräumen

1. Abgelaufene und noch aufbewahrungspflichtige Akten werden nicht getrennt. Dann landet beides entweder im Archiv oder im Papiercontainer.
2. Die Festplatte des Praxisverwaltungssystems wird mit dem PC weggegeben, obwohl dort Befunde, Diagnosen und Abrechnungsdaten liegen.
3. Ultraschallgeräte, EKG und digitale Röntgensysteme speichern Bilddaten intern. Sie werden als reine Medizintechnik behandelt.
4. Rezeptvordrucke, Praxisstempel und Kartenlesegeräte bleiben in Schubladen zurück.

Unser Tipp: Erstellen Sie vor der Räumung ein Aktenverzeichnis mit dem Jahr des letzten Behandlungskontakts. Daraus ergibt sich für jede Akte das Jahr, ab dem sie vernichtet werden darf. Wer die Akten später selbst verwahrt, kann so jedes Jahr gezielt den abgelaufenen Jahrgang aussondern, statt den gesamten Bestand erneut durchzusehen.

Vernichtung mit Augenmaß

Gesundheitsdaten zählen nach Art. 9 DSGVO zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten. Für die Vernichtung nach ISO/IEC 21964 (vormals DIN 66399) bedeutet das Schutzklasse 3, bei Papier also mindestens Sicherheitsstufe P-4, sinnvoller P-5. Für Juristen und Steuerberater gelten andere Fristen, mehr dazu unter Kanzlei auflösen. Was ein Unternehmen bei der Vernichtung belegen muss, erklärt der Beitrag Akten vernichten nach DSGVO.

Wir vernichten Akten und Datenträger aus Praxen direkt nach der höchsten Sicherheitsstufe der ISO/IEC 21964, ohne Zwischenlager und mit Vernichtungszertifikat. Möbel, Technik und Einbauten räumen wir im selben Auftrag, mit einem Ansprechpartner.

Wie wir Projekte dieser Art von der Besichtigung bis zur Übergabe planen, zeigt die Übersichtsseite Büroauflösung Stuttgart.