Kanzlei auflösen: Handakten, Schweigepflicht und Fristen im Griff

9. November 2026

Wenn eine Sozietät fusioniert, ein Einzelanwalt in den Ruhestand geht oder eine Steuerkanzlei umzieht, bleiben Regale voller Mandantenakten zurück. Wer eine Kanzlei auflösen will, muss das Berufsrecht bis zum letzten Karton im Blick behalten. Ein einziger offen stehender Umzugskarton kann bereits eine Verletzung der Verschwiegenheit sein.

Welche Fristen gelten

• Anwaltliche Handakten: sechs Jahre nach § 50 Abs. 1 BRAO. Die Frist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Auftrag beendet wurde.
• Steuerberatung: Für Handakten von Steuerberatern regelt § 66 StBerG die Aufbewahrung eigenständig. Prüfen Sie die Frist dort gesondert.
• Eigene Buchhaltung der Kanzlei: Hier gelten die allgemeinen Regeln aus § 257 HGB und § 147 AO, also zehn Jahre für Bücher und Abschlüsse, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Geschäftsbriefe. Eine Übersicht bietet der Beitrag zu Aufbewahrungsfristen.

Originalurkunden und Dokumente, die Mandanten gehören, sind keine Handakten im Sinne der Frist. Sie werden zurückgegeben, nicht vernichtet. Kündigen Sie die Rückgabe rechtzeitig schriftlich an.

Was das Berufsrecht vom Dienstleister verlangt

Die Verschwiegenheitspflicht aus § 43a Abs. 2 BRAO und die Strafvorschrift des § 203 StGB gelten während der Räumung unverändert. Seit 2017 erlaubt § 43e BRAO ausdrücklich, externe Dienstleister einzubinden. Allerdings nur, wenn sie sorgfältig ausgewählt, in Textform zur Verschwiegenheit verpflichtet und über die Strafbarkeit belehrt werden. Für Steuerberater enthält § 62a StBerG eine entsprechende Regelung. Halten Sie diese Verpflichtung vor dem ersten Arbeitstag fest, nicht erst danach.

Ablauf in vier Schritten

1. Bestand trennen: laufende Mandate, aufbewahrungspflichtige Altakten, Akten mit abgelaufener Frist, Originale zur Rückgabe.
2. Aufbewahrung organisieren: Für Altakten mit laufender Frist braucht es einen gesicherten Ort und eine Person, die für Einsichtsanfragen erreichbar bleibt.
3. Vernichtung beauftragen: Für Mandantenunterlagen ist nach ISO/IEC 21964 (vormals DIN 66399) Schutzklasse 3 angemessen, bei Papier mindestens P-4.
4. Nachweis ablegen: Das Vernichtungszertifikat gehört zu den Kanzleiunterlagen und sollte mit der Aktenliste zusammen aufbewahrt werden.

Praktisch bewährt hat sich, die Räumung der Aktenräume vom Abbau der übrigen Flächen zu trennen. Erst wenn alle Mandantenunterlagen verschlossen abgeholt oder in die Aufbewahrung gebracht sind, betreten Monteure und Hausmeister die Räume. So entsteht kein Zeitfenster, in dem Unbefugte Einblick in Akten bekommen. Wer die Schlüssel zu den Aktenräumen hält, sollte bis zum Schluss namentlich feststehen.

Ein häufiger Fehler betrifft die IT: Diktiergeräte, Scanner und alte Notebooks enthalten Schriftsätze und Mandantendaten, die beim Möbelabbau übersehen werden. Wir vernichten Akten und Datenträger aus Kanzleien direkt nach der höchsten Sicherheitsstufe der ISO/IEC 21964, ohne Zwischenlager, und übergeben die Räume besenrein.

Wie wir Projekte dieser Art von der Besichtigung bis zur Übergabe planen, zeigt die Übersichtsseite Büroauflösung Stuttgart.