Digitale Prozesse müssen zu einem messbaren Mehrwert führen. Ein erster wichtiger Schritt ist daher, dass Sie Ihre eigene Arbeitsstruktur durchleuchten und Sie bis ins Detail verfolgen. Überblicken Sie Ihre bisherigen Geschäftsprozesse. Wann, wie und in welcher Reihenfolge laufen Arbeitsschritte in Ihrem Betrieb ab? Welche Abteilungen oder Personen hängen an welchen Punkten zusammen? Wo sind Überschneidungen? Notieren Sie Ihre Analyse ordentlich – bestenfalls sogar mithilfe einer graphischen Darstellung.

Im nächsten Schritt nutzen Sie Ihre neu erworbenen Kenntnisse und überlegen, welche Prozesse überflüssig oder nicht mehr relevant sind. Oftmals verselbstständigen sich Arbeitsschritte mit der Zeit – und existieren dann nur noch, weil sie schon immer existiert haben und nicht, weil sie sonderlich sinnvoll sind. Das Motto: „Das haben wir aber schon immer so gemacht!“, sollte daher dringend abgelegt werden. Arbeitsschritte, die ihre Zweckmäßigkeit verloren haben, gilt es zu finden und anschließend zu verwerfen. Machen Sie nicht den Fehler, Prozesse zu digitalisieren, die bereits im Vorfeld nutzlos waren! Gnadenlos aussortieren, lautet stattdessen die Devise.

Betrachten Sie in Ruhe das eigene Geschäftsmodell, Ihre Branche und aktuelle Entwicklungen. Was ist in Ihrem Betrieb besonders wichtig? Welche Prozesse können Wettbewerbsvorteile sichern, indem die Effizienz gesteigert wird? Welche Weichen können für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens gestellt werden? Wo liegt in Zukunft überhaupt der Fokus? Welche Aufträge sind momentan am häufigsten? Und welche Prozesse sind am stärksten veraltet? Wo wird bislang undurchdacht oder zeitintensiv gearbeitet? Wo hakt es besonders oft? Nehmen Sie die kostenintensiven Bereiche ins Augenmerk und vergleichen Sie laufende Budgets und Kosten. Wo könnte ein Einsparpotential durch digitale Lösungen bestehen? Anschließend fertigen Sie eine Liste Ihrer Prioritäten an, die festhält, worauf Sie den Fokus legen möchten und wo durch digitale Transformation besonders starke Effekte zu erwarten sind.

Die digitale Transformation ist kein Selbstläufer. Wie auch in anderen Arbeitsbereichen macht es durchaus Sinn, für die Umsetzung der Digitalisierung Verantwortliche zu benennen. Durch eine klare Organisation, festgelegte Termine und eine Themen-Fokussierung gewinnt die Transformation an Struktur. Bestimmen Sie für jedes Projekt eine zuständige Person, die das Projekt steuert und Informationen zentral zusammenträgt – somit bleibt der Überblick gewährleistet und die Verantwortlichkeit verläuft nicht einfach im Sand. Vertrauen Sie dabei auf sich und Ihr Team. Binden Sie Ihre Mitarbeitenden aktiv ein, denn oftmals liefern sie wertvollen Input. Jede*r sollte sich immer wieder selbst fragen, an welchen Stellen die Arbeitsprozesse optimiert werden können. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig dazu und kommunizieren Sie die Ergebnisse transparent im ganzen Team. Der regelmäßige Austausch ist wichtig, um auf laufende Ereignisse und Begebenheiten zeitnah eingehen zu können. Ein aktuelles Thema sind beispielsweise die gestiegenen Energie- und Rohstoffpreise, die ein schnelles Umdenken fordern.